Hemos comentado anteriormente la importancia de dotarnos de un registro con información de calidad, para que el riesgo sea gestionable, y decíamos que gestionable implica que le podemos dar respuesta y que esta sea eficiente. Ha llegado el momento de planificar esa respuesta y hacerlo buscando la máxima eficacia al mínimo coste. Comenzamos con el objetivo. ¿Qué buscamos obtener con este proceso? Lo que buscamos es planificar una respuesta a los riesgos priorizados. Primera pregunta: ¿por qué a los priorizados? Porque la gestión de riesgos ha de ser eficiente. Es decir, el costo de gestionar los riesgos ha de ser menor al costo del impacto de su materialización. Se asume que aquellos riesgos con un nivel bajo o medio bajo, no superarían un análisis costo beneficio, por lo que no se priorizan en el plan de respuesta. Como parte del ejercicio de planificación de la respuesta, realizaremos, por tanto, para los riesgos priorizados, un análisis costo beneficio que nos asegure que el costo de gestionar el riesgo es menor que el costo de su impacto en caso de materializarse. Imaginemos la siguiente situación. Hemos identificado que la persona responsable de la gestión de adquisiciones en nuestro proyecto tiene poca experiencia con adquisiciones grandes, lo que puede generar retrasos y desviaciones en el logro de nuestras metas anuales. Entre las múltiples respuestas posibles hemos identificado una que implica la contratación de una empresa que se responsabilice de todos los procesos de adquisición, pero la empresa nos cobrará un 25 por ciento de gastos de gestión. Como parte del análisis de planificar la respuesta, vamos a tener que comparar ese 25 por ciento de gastos de gestión, con lo que nos costaría que efectivamente se retrasarán las adquisiciones grandes a causa de la inexperiencia de nuestra especialista. Solo si el coste del retraso proyectado es superior al 25 por ciento del monto total del proyecto, podremos considerar la respuesta al riesgo como una respuesta adecuada e incluirla en nuestro plan de respuesta. La priorización de riesgos llevada a cabo en el análisis cualitativo, nos permite filtrar los riesgos para los cuales vamos a buscar esa respuesta costo eficiente. Aquellos riesgos con nivel bajo o medio bajo, quedarán registrados para el monitoreo; para seguir observándolos, pero no serán incluidos en el plan de respuesta. Tan solo aquellos riesgos con nivel medio alto y alto serán tenidos en cuenta en el proceso de la planificación de la respuesta. La respuesta es una acción que busca gestionar el riesgo. Sin embargo, antes de identificar esta acción, hemos de decidir qué queremos lograr con ella. ¿Queremos evitar el riesgo? ¿Mitigarlo? ¿Transferírselo a otro que lo asuma? Veamos las opciones que tenemos a las que denominamos "estrategias de gestión de riesgos". Las estrategias para gestionar las amenazas o riesgos negativos son: evitar, que implica eliminar el riesgo, por ejemplo, substituyendo un producto por otro, cambiando la zona de intervención o eliminando, cuando se pueda, la causa del riesgo. Mitigar, que implica reducir el impacto y/o la probabilidad. El riesgo seguirá vigente, pero el nivel de riesgo se habrá reducido. Transferir, que implica trasladar el impacto a un tercero. El riesgo continúa vigente y el nivel de riesgo es el mismo, solo que pagamos a un tercer actor para que lo gestione y se haga cargo del costo del impacto. Por ejemplo, cuando compramos un seguro. Por último, aceptar, que no requiere ninguna acción, simplemente esperar. El séptimo factor crítico de éxito de nuestra lista "top ten" es la identificación explícita de las oportunidades. Recordemos que un riesgo puede tener un impacto positivo en nuestro proyecto, si se gestiona adecuadamente. Las estrategias de gestión de los riesgos positivos u oportunidades son las siguientes: explotar, que implica poner todos los recursos para que el riesgo se materialice. Mejorar, que implica incrementar la probabilidad y/o el impacto de que el riesgo ocurra; compartir la gestión y beneficio con un tercero y aceptar que no requiere ninguna acción. Habréis notado que para riesgos positivos y negativos tenemos siempre la opción de aceptar el riesgo. ¿Cuándo es adecuada esta estrategia? Únicamente cuando el análisis costo beneficio muestra que cualquier respuesta es más costosa que la materialización del riesgo. En ese caso, aceptaremos la probabilidad de que el riesgo se materialice y asumiremos el impacto de la materialización con fondos de la reserva de contingencia. El octavo factor de éxito de la gestión de riesgos es la identificación temprana. Este factor crítico está particularmente relacionado con la respuesta, con el análisis costo beneficio y con la eficiencia en la gestión de riesgos. Cuando el proyecto inicia, en las primeras fases del diseño, el nivel de incertidumbre es muy alto, porque contamos con muy poca información. Sin embargo, nuestra capacidad para gestionar los riesgos es también muy alta y el costo de hacerlo es muy bajo, porque aún no se han adquirido compromisos, las expectativas de los actores involucrados son aún limitadas y no se han invertido recursos en la ejecución. A medida que el proyecto avanza, nuestra capacidad de incidencia en los riesgos disminuye y el costo de gestionarlos aumenta. La identificación temprana de los riesgos nos permite gestionarlos de forma más efectiva y menos costosa; es decir, con mayor eficiencia. Es el momento, al inicio del proyecto, cuando podemos evitar el mayor número de riesgos o cuando la mitigación genera una reducción mayor de la probabilidad y/o el impacto. Siempre que el análisis costo beneficio nos lo permita, evitaremos el riesgo antes que mitigarlo, lo mitigaremos antes que transferirlo y solo lo aceptaremos si no tenemos más remedio. Con el proceso que acabamos de analizar, terminamos con los procesos de planificación de riesgos y cerramos nuestro plan de gestión de riesgos que está ahora conformado por las normas con las que gestionaremos los riesgos en este proyecto, el registro de todos los riesgos que pueden afectar al proyecto identificados hasta el momento, el registro priorizado de los riesgos o matriz de riesgos y el plan de respuesta. Estamos listos para entrar en acción.
